Posted in beasiswa, master, persiapan

Persiapan Kuliah ke Belanda: Kontrak, Visa dan Tiket

Jogja, Juli-Agustus 2013 #verylatepost

Student Award Letter

Setelah pengumuman diterima sebagai StuNed Awardees 2013 #jingkrakjingkraktakberkesudahan, maka step selanjutnya adalah penandatanganan kontrak beasiswa, pengurusan visa dan tiket keberangkatan (setidaknya ini yang mesti diurus dengan pihak Neso dan Uni di Belanda. Urusan dengan kantor tercinta akan dijelaskan di postingan terpisah :D)

Bagi Neso awardees yang ada di seputaran kantor Neso, penandatanganan kontrak beasiswa bernama Student Award Letter (SAL) diselenggarakan di kantor Neso (kalimat macam apa ini :lol:). Sedangkan saya yang di luar kota Neso tinggal duduk kipas-kipas menunggu kontrak tersebut dikirim ke rumah, sekitar bulan Juni 2013.ย  Waktu saya baca ulang ternyata ada kekeliruan didalamnya, jadi saya segera meng-email pihak Neso (dengan Mas Gama lebih tepatnya) dan beliau merespon dengan baik dan cepat, dimana SAL saya segera direvisi dan dikirim lagi ke alamat rumah saya. Ada dua rangkap, satu akan dikembalikan ke pihak Neso dan satu lagi sebagai pegangan buat saya. Ada kesalahan lagi, dan saya tau pada saat menghadiri Pre-dep dan ketemu langsung dengan Mas Gama, bahwa kontrak harus ditandatangani dengan materai dibawahnya :lol:ย  Tapi ini juga bisa diatasi sih sama beliaunya. Beres sudah lah SAL saya.

Pengurusan MVV dan Visa

Pada awal Juli 2013, saya mendapat email dari dua pihak: Neso dan Fakultas ITC (Universiteit Twente). Kedua pihak tersebut sama-sama meminta agar saya melengkapi dokumen dan mengirim ke mereka untuk pengurusan Visa (Neso) dan MVV (fakultas). Bingung saya. Akhirnya saya mengirim email ke pihak Neso, ke mba Dania lebih tepatnya, kemudian mba Dania mengirim email balasan untuk semua StuNed awardees. Alhamdulillah ya, ternyata saya tidak bingung sendirian๐Ÿ˜†

Email dari mba Dania menginformasikan bahwa pengurusan MVV dilakukan secara pararel (bersamaan) baik di Belanda dan di Indonesia. Pihak universitas akan mengurus MVV ke kantor Imigrasi di Belanda IND (apply for authorisation to stay in the Netherlands (MVV) at the Immigration Office of the Ministry ofSecurity and Justiceย in the Netherlands). Sedangkan pihak NESO akan membantu proses pengeluaran MVV di Kedutaan Belanda di Jakarta, setelah MVV selesai diurus oleh universitas (dengan kata lain, setelah MVV approval diterbitkan oleh IND).

Dokumen dari pihak uni adalah:

  1. Menandatangani form photo card (pdf)
  2. Mengisi dan menandatangani antecedents form (pdf)
  3. Membuat pas foto (4 lembar) sesuai dengan Fotomatrix information regulation
  4. Fotokopi paspor, semua halaman termasuk halaman yang kosong
  5. Admission letter
  6. Entrance acceptance form, berisi keterangan tanggal berapa saya tiba di Enschede (yang setelah dikonfirmasi bisa diemail belakangan, menunggu kepastian flight details)
  7. General terms of ITC courses

Maka langkah berikutnya adalah mengirimkan dokumen berisi berkas no 1,2,3,4 dan 6 ke pihak uni di Belanda sekitar pertengahan Juli 2013. Pengiriman bisa melalui pos Indonesia (yang lebih hemat), FedEx atau DHL (sekitar 5 hari sampai).ย  Terjadi kesalahan lagi, setelah saya kirim dokumen tersebut, Miss Adrie dari pihak Uni menginformasikan bahwa pas foto saya tidak diterima oleh pihak IND, jadi mesti BENAR-BENAR ikut apa yang ada di fotomatrix guideline, dan disarankan agar scarf saya tidak menutupi bagian samping wajah. Akhirnya saya foto ulang, sekalian foto untuk visa, dengan model scarf yang lain dan saya kirim ulang print pasfotonya (pasfoto 35kIDR, kirim ulang dokumen lah yang bikin bangkrut T-T).

Sementara dokumen yang diminta lengkapi oleh pihak Neso adalah: Passport Asli, Pasfoto, Copy Admission Letter, Copy Student Award Letter, Copy Ticket Perjalanan (disiapkan Neso), Copy Insurance Certificate dan Copy passport. Oh iya, juga mengisi MVV form.

Pada awal Agustus 2013, saya menerima email dari Miss Adrie di pihak uni yang menginformasikan bahwa MVV process sudah start based on my regular passport. Saya memang menginformasikan ke kedua belah pihak bahwa paspor dinas (service passport) saya belum jadi, lalu Miss Adrie menyarankan saya tetap mengirim dengan paspor hijau (regular passport) dan nanti paspor dinas bisa disusulkan. Berdasarkan informasi ini, mba Dania dari Neso bilang dokumen yang dikirim ke Neso bisa menunggu sampai paspor biru jadi. Akan tetapi, email yang saya terima dari Miss Adrie mengatakan bahwa MVV sudah diproses di IND dan diperkirakan MVV approval akan siap dikirim ke Kedutaan Belanda di Jakarta tanggal 15 Agustus. Setelah itu, kami dapat informasi dari Neso untuk jadwal pengambilan paspor dan visa di Kedutaan Belanda. Kesimpulan akhir, yang saya gunakan adalah paspor hijau (balada paspor dinas ini akan dishare di postingan terpisah).

Ticket

Setelah kepastian MVV approval saya informasikan ke pihak Neso, kemudian yang saya urus adalah ticket. Karena saya mesti mensinkronkan jadwal penerbangan saya dengan suami dan anak (yang diuruskan oleh pihak Dikti) supaya bisa berangkat bersama. Informasi awal dari mba Kustin Neso tanggal 05 Juli 2013, rombongan Enschede dijadwalkan akan berangkat tanggal 14 September dan tiba di Enschede tanggal 15 September (bersamaan dengan ulang tahun saya, apakah ini hadiah, ya Allah? :lol:) Lalu kami menghubungi pihak Dikti dan meminta booking atas nama suami dan anak saya (dengan maskapai yang sama tentunya) di tanggal tersebut. Pada tanggal 10 Juli kami dapat informasi dari Dikti bahwa suami dan anak dapat flight Jkt-Kul yang 18.35 (ada dua kali flight) jadi segera saya meminta mba Kustin untuk memilihkan jadwal flight yang sama (kan gak lucu kalau beda pesawat ini). Ternyata tidak bisa! Jadi kami kembali menghubungi Dikti untuk mengubah flight suami dan anak saya menjadi flight Jkt-Kul pukul 19.35 -____-โ€˜ ย Oia, untuk tiket Jogja-Jakarta mesti disiapkan sendiri, namun nanti akan di reimburse oleh Neso.

Pengambilan Visa di Kedutaan Belanda

Merancang perjalanan untuk pengurusan/pengambilan Visa saya, suami dan anak di Kedutaan Belanda yang terletak di Jl Rasuna Said, di seberang Grand Melia, di sebelah Kedutaan Singapura dan dekat busway Patra Kuningan #niatbangetjelasinnya๐Ÿ˜†.ย Kami berangkat Senin โ€“ Rabu, pada tanggal 26-28 Agustus 2013. Pertimbangannya in case tidak bisa selesai dalam satu hari, kami masih punya hari berikutnya untuk menyelesaikan urusan visa ini. Terus, kami memutuskan berangkat dengan kereta api, toh dari pengalaman Pre-dep saya naik pesawat setelah itu juga naik Damri ke Gambir. Selain itu, untuk akomodasi dapat hotel di Pomelotel Patra, agak masuk ke dalam sih tapi karena rata-rata hotel di seputaran sini sudah full booked maka kami pilih yang ini. Informasi yang didapat, hotel ini bintang tiga, government rate, hanya 500meter dari Kedutaan, dan kamarnya masih available.

Image

Perjalanan dengan kereta api Taksaka, tiba di stasiun Gambir Senin malam, lumayan macet sampai hotel sekitar satu jam. Sampai di hotel lega banget (orang jogja gak tahan macet :lol:), disambut receptionist hotel yang sigap dan dapat kamar di lantai 1. Kamarnya sendiri standard lah, standard minimalis (maunya murce tapi rewel :lol:). Yang saya inget sih kamar mandinya, karena kaca di bagian shower itu transparan dan kelihatan langsung dari kasur. #maksudeopo๐Ÿ˜†

ImageMalamnya, kakak ipar saya datang menjemput dan membawa kami makan malam (Alhamdulillah!) bebek super. Super gede porsinya dan super enak. Sayang saya lupa namanya. Pagi harinya, saya bangun jam empat pagi dan beberes, siap2 dan turun ke resto jam 6.15 untuk pesen taksi ke reception. Sarapan dulu, pake hashbrown, omelet, sosis dll. Taksi siap jam 6.45 dan nyampe kedubes jam 7.05! Yaiiiyaaa cepet banget, argonya aja cuma 9900 rupiah! Tapi tetep sih minta 30ribu, ongkos nunggu katanya, yayaya. Pas kami balik sorenya, milih jalan kaki saja. Deket kok ini ;p

Image

Masuk gedung kedutaan Belanda dari pintu samping, diperiksa standar ya satu-satu orang dan barang bawaan dan masuk ke gerbang Nitnit. Setelah aman terkendali, kita diminta masuk ruang tunggu. Sempet motret sebelum dilarang๐Ÿ˜† dan didalam, sepagi itu sudah ada beberapa orang. Curiga ada calo, soalnya kita datang pertama yang dipanggil tapi si mas itu bawa paspor dan MVV form setumpuk gitu o.O’ Sebelum jam8, dipanggil sesuai urutan datang dengan suatu checklist dan diminta melengkapi berkas. Pas jam 8 dipanggil, lalu menitip tas ke loker dan -lomba lari- ke ruangan konsuler nya. Ruangan konsuler dimana, kami juga tak tau, akhirnya ikutin aja jalan yg ada, lewat taman dan kolam sampe nemu pintu kaca bertuliskan konsuler. Alhamdulillah. Masuk, ada mbak sekuriti yang sigap bantuin kita ngambil no antrian sesuai keperluan. Setelah itu, duduk lagi sampe dipanggil sesuai mo urutnya.

Image2013_visa kedutaan3Loketnya ada 3, yang paling kiri ada label MVV-Student. Tidak lama kemudian kami dipanggil karena udah ada MVV approval dari IND maka relatif lancar. Namun ternyata approval anak saya belum ada, hanya punya ayahnya! Aneh kata petugasnya, karena surat pengantar dari IND untuk suami dan anak sudah ditangan, tapi MVV yang ada cuma untuk suami. Aduuh terus gimana, pikir saya. Syukurlah ibu2 baik hati itu mau mengerti kami kesini dari jauh, bersedia menguruskan dan mengusahakan selesai hari itu juga. Bahkan paspor saya yang sudah ada Visa nya sudah dikasih, jadi nanti sore tinggal ambil punya suami dan anak. Ibu-ibu terberkati itu minta kami kembali sorenya. Sore harinya kami kembali ke kantor Kedutaan dan sampai akhir antriankami belum dipanggil, rasanya mencelos, aduh belum jadi ini MVV nya anak saya. Tanya pada Pak Satpam, kami disarankan masuk dan langsung bertanya ke Konsuler lagi. Ketemu ibu2 baik hati itu, dan diminta menunggu (sampai habis tinggal dua orang yang bermasalah MVVnya) namun pada akhirnya, Visa Arga pun siap. Alhamdulillah!

*sujud-gak-bangun-bangun

Image

Tiket, paspor, visa dan surat-surat sudah siap. Impian sudah semakin dekat. Postingan selanjutnya akan berkisah masih di persiapan, terkait paspor dinas, ijin tugas belajar, persiapan teknis dan non teknis. See ya!๐Ÿ™‚

Author:

๐Ÿ‡ฎ๐Ÿ‡ฉ in ๐Ÿ‡ณ๐Ÿ‡ฑ โ€ข wife&mom ๐Ÿ‘ช โ€ข parent teacher ๐Ÿซ โ€ข seasonal shopaholic ๐Ÿ‘œ๐Ÿ‘  โ€ข bookworm ๐Ÿ“– โ€ข dramafreak ๐ŸŽฌโ€ข bigeater ๐Ÿ๐Ÿฃ๐Ÿฐ โ€ข aspiring blogger ๐Ÿ“

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s