Posted in master, office, persiapan

Persiapan Kuliah ke Belanda : Pengurusan Ijin/Tugas Belajar dan Paspor Dinas

Assalamualaikum.

Postingan kali ini adalah step by step (yang saya ingat) pengurusan ijin untuk mendapatkan Surat Tugas Belajar (karena saya abdi Negara #ehm) di kantor saya dan sekaligus pengurusan paspor dinas. Perlu saya tambahkan keterangan disini bahwa ada dua macam ijin untuk melanjutkan studi bagi PNS yaitu ijin belajar dan tugas belajar. Pada prinsipnya, perbedaannya terletak pada pembiayaannya, disebut Tugas Belajar bila pembiayaannya dari pihak lain (beasiswa) dan Ijin Belajar bila dengan skema biaya sendiri. Selain itu, skema Tugas Belajar membebaskan pegawai dari kewajiban bekerja, sementara Ijin Belajar masih memungkinkan pegawai untuk belajar sambil bekerja (ora et labora #ABAIKAN). Baiklah, demi menyingkat waktu, ini dia tahap-tahap pengurusan tersebut:

  1. Sampaikan kepada atasan (dari eselon 4, eselon 3, eselon 2 dan seterusnya) jauh-jauh hari, kalau bisa mulai dari tahun sebelumnya keinginan kita untuk melanjutkan studi (semacam perijinan lisan) supaya atasan nggak shock atau dikira mau kabur๐Ÿ˜†
  2. Setelah diterima oleh universitas, persiapkan copy surat penerimaan atau Admission Letter
  3. Setelah mendapatkan kepastian beasiswa, tanyakan surat kontrak beasiswa (di StuNed namanya Student Award Letter) dan persiapkan copy/salinan SALnya
  4. Menyiapkan memo kepada atasan langsung (eselon 2, 3 dan 4 beserta bagian kepegawaian) mengenai permohonan Tugas Belajar untuk melanjutkan studi dengan melampirkan copy Admission Letter dan Student Award Letter
  5. Menyiapkan memo dari atasan langsung, bisa Kepala Kantor atau Kepala setingkat Eselon 2 kepada Sesmen/Sekretaris Menteri, tembusan kepada Kepala Biro Umum, PKLN dan Kepegawaian. Lampirkan copy Admission Letter dan Student Award Letter
  6. Bagian Kepegawaian akan menindaklanjuti dengan membuat Surat Keputusan tentang Tugas Belajar (bagi yang beasiswa, dan bagi yang biaya sendiri akan mendapatkan Ijin Belajar)
  7. Menyiapkan dan mengisi format Ijin Dinas Luar Negeri (IDL) yang ditandatangani kita dan atasan setingkat Eselon 2, disampaikan kembali ke Sesmen
  8. Bagian Kepegawaian akan menyusun Surat Perjanjian, perlu ditandatangani oleh kita diatas materai. Setelah itu Surat Perjanjian dibawa untuk menghadap Kepala Bagian Kepegawaian untuk minta paraf, lalu ke Kepala Biro Umum untuk menyampaikan secara langsung maksud melanjutkan studi dan mohon pamit
  9. Dokumen yang disiapkan berikutnya adalah SK Tugas Belajar, Surat Perjanjian, Daftar Riwayat Hidup, beserta copy KTP, Kartu Pegawai, Foto (disarankan dengan blazer gelap dan jilbab warna gelap) ukuran 4×6, lalu disiapkan dan diberikan ke petugas pembuat paspor
  10. Dokumen tersebut diserahkan ke Setneg untuk dimintakan Surat Pengantar
  11. Dokumen beserta Surat Pengantar dimasukkan ke Deplu untuk pembuatan paspor dinas (service passport) dan pengurusan exit permit.

Kendala dalam pengurusan paspor dinas saya ada pada petugas pembuat paspor. Saya masih ingat betul bahwa saya telah mengirim berkas sekitar pertengahan Juli, tersendat karena berkas yang disiapkan diinformasikan tidak langsung keseluruhan, tapi satu demi satu (printilan) sehingga hampir setiap hari saya menyusulkan berkas lain yang belum lengkap. Sekitar awal Agustus, tepat beberapa hari sebelum libur Lebaran, saya diinformasikan bahwa Surat Pengantar Setneg belum ada sehingga paspor biru baru siap setelah Lebaran๐Ÿ˜ฆ Di waktu yang sama, email saya dibalas oleh Miss Adrie dari pihak uni mengabarkan kalau MVV saya sudah diproses. Andaikaaan saja informasi itu disampaikan kepada saya beberapa hari sebelumnya, sehingga saya bisa cepat menindaklanjuti, mungkin sebelum lebaran paspor saya sudah jadi dan bisa disusulkan ke pihak Uni di Belanda. Namun apa mau dikata, paspor akhirnya di tangan saya sekitar tanggal 12 Agustus, sementara MVV approval saya terbit tanggal 15 Agustus dan sudah ada di Kedutaan Belanda di Jakarta๐Ÿ˜ฆ ย #esmosijiwah

#istighfar

Akhirnya dengan merelakan segenap upaya dan biaya pembuatan paspor dinas yang akhirnya tidak bisa dipakai itu, saya akhirnya menggunakan paspor hijau. Pelajaran moril: mungkin ada baiknya paspor dinas yang terhormat ini disiapkan sungguh jauh-jauh hari dan tidak usah menunggu tetek bengek segala Surat Menyurat Penting diatas (kalo bisa). Yah, semoga hanya saya yang mengalami kejadian ini.

Sekian laporan dari saya, sampai ketemu di postingan selanjutnya, masih dalam rangka persiapan kuliah ke Belanda.

Wassalam.ย 

Author:

๐Ÿ‡ฎ๐Ÿ‡ฉ in ๐Ÿ‡ณ๐Ÿ‡ฑ โ€ข wife&mom ๐Ÿ‘ช โ€ข parent teacher ๐Ÿซ โ€ข seasonal shopaholic ๐Ÿ‘œ๐Ÿ‘  โ€ข bookworm ๐Ÿ“– โ€ข dramafreak ๐ŸŽฌโ€ข bigeater ๐Ÿ๐Ÿฃ๐Ÿฐ โ€ข aspiring blogger ๐Ÿ“

7 thoughts on “Persiapan Kuliah ke Belanda : Pengurusan Ijin/Tugas Belajar dan Paspor Dinas

  1. Halo mbak,
    thanks untuk tulisannya yang sangat mencerahkan. kebetulan saya mendapatkan beasiswa Stuned untuk tahun ajaran 2014/2015 mendatang. Kebetulan lagi, saya juga berstatus abdi negara dan sedang bingung karena BKD kota tidak tahu tentang syarat pengurusan paspor biru. Apa pakai paspor hijau diperbolehkan untuk abdi negara dengan status tugas belajar mbak? Terima kasih.

    Anita

    1. Salam kenal Anita๐Ÿ™‚
      Untuk paspor saya punya dua2nya dan akhirnya yang terpakai adalah paspor hijau (karena waktu saya menyusulkan paspor biru, MVV approval saya sudah terbit). Rekan2 saya sekitar 10 orang dari program Double-Degree UGM-ITC semuanya pakai paspor hijau juga mba, 7 diantaranya PNS di daerah kab/kota. Namun bisa di cek lagi mba ke instansi pusat (misalnya BKN). Good luck ya๐Ÿ™‚

  2. Hallo mbak…salam kenal.
    Saya juga terkendala hal yang sama nih. Kebetulan saya StuNed awardee 2015, tapi sampai saat ini Student Award Letter belum jadi sehingga belum bisa mengurus surat tugas belajar ke kantor. Otomatis belum bisa mengajukan paspor biru juga. Sedangkan kampus sudah meminta untuk dikirimkan dokumen isian untuk pengurusan visa dan resident permit. Sepertinya ujung2nya saya harus pakai paspor hijau juga nih๐Ÿ˜ฆ

    1. Halo Uchiet.. Salam kenal juga๐Ÿ™‚
      Selamat ya dah diterima sbg Stuned Awardees.. Saran saya kalo memang harus pakai paspor biru, bisa ditanyakan ke pihak kantor, siapa tau dengan LOA dan surat dr sponsor/beasiswa (tidak perlu SAL), siapa tau bisa diurus paspor birunya.. Krn bener deh akhirnya sayang jg ga kepake. Dan dr pengalaman saya sih pake paspor hijau pun ga ada bedanya..
      Sukses selalu, ya. Ditunggu cerita paspor birunya๐Ÿ™‚

      1. Waktu itu sudah ditunjukkin email dari Stuned diterima beasiswa plus LoA dari kampus (pemberitahuan mendapat beasiswa melalui email), tapi ga diterima katanya nanti saja kalau sudah ada surat resmi…which is award letter itu. Pusing makanya ini ga bisa ngajuin buat bikin paspor biru sebelum award letter nya jadi. Sedangkan award letter masih nunggu kontrak dengan kampus. Oh ya mbak biaya yang dikeluarkan buat passpor biru berapa ya waktu itu?

  3. Hallo Mbak Cetut,
    Salam kenal dari Ndaru di Solok Sumbar. Saya skrng juga sedang berjuang mengurus paspor biru untuk tugas belajar ke Amerika, insyallah 15 Juli ini….. belum kelar juga…. ga tau akankah bernasib sama seperti mbak Cetut. Seandainya iya ga masalah asalkan BKD saya menarik kata-katanya kalo saya wajib, kudu, harus pake paspor biru, kalo nggak maka terhitung cuti diluar tanggungan negara…..benarkah begitu? Any info peraturan pemerintah atau apalah namanya yang mewajibkan kita PNS harus pake paspor dinas? Saya sudah nyari, tapi ga nemu klausa yang berbunyi demikian….. (sedih banget diancam2๐Ÿ˜ฆ )

    1. Halo Ndaru, salam kenal kembali๐Ÿ™‚
      Iya memang tentang paspor biru/hijau ini ketidakpastiannya tinggi. Dan kalau dilogika juga nggak make sense ya urusan paspor sama cuti di luar tanggungan negara. Kan sudah ada SK Tugas Belajar.. yang jelas2 merupakan surat tugas, kita berangkat sekolah dalam rangka dinas bukan cuti. Tapi sekali lagi, lain lubuk lain belalang, kalau BKD di tempat Ndaru sudah berkata begitu, ya.. *speechless* Coba deh nanya ke BKD yang lain, atau ke BKN sekalian via telpon dan jelaskan kondisinya bahwa sedang dalam pengurusan paspor biru sejak tanggal sekian namun tak ada kabar.. lalu bisa ditanyakan kalau seumpama disiapkan paspor hijau gimana.. kan mepet juga tuh sama pengajuan visa nya ya.
      Apapun hasilnya tetap semangat ya, impian sudah di depan mata!๐Ÿ™‚

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s